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Wie man einen Word 2010 Serienbrief erstellt und druckt

In Word 2010 bedeutet das Zusammenführen von E-Mails das Öffnen eines einzelnen Word-Dokuments, das Einrühren einer Liste von Namen und anderen Informationen und das anschließende Kombinieren (Zusammenführen) aller Elemente. Am häufigsten wird beim Mail-Merge der normale Serienbrief verwendet, den Sie dann ausdrucken und versenden können.

1Starten Sie ein neues, leeres Dokument.
Sie können die Tastenkombination Strg+N verwenden.

2 Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Start Mail Merge die Option Start Mail Merge→Letters.
Geben Sie den Buchstaben ein. Sie tippen nur die gemeinsamen Teile des Briefes, den Text, der sich bei jeder gedruckten Kopie nicht ändert.

3Typen Sie die Felder, die Sie in ALLEN GROß- und Kleinschreibung benötigen.
Sie müssen diese Informationen nicht in ALLE CAPS eingeben, aber es ermöglicht Ihnen, den zu ersetzenden oder anzupassenden Text in Ihrem Dokument leicht zu finden. Verwenden Sie kurze, beschreibende Begriffe.

4Speichern Sie das Hauptdokument.
Sie können mit der Tastenkombination Strg+S speichern.

5 Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Start Mail Merge Group die Option Select Recipients→Type New List.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, haben Sie das Hauptdokument nicht ordnungsgemäß erstellt. Andernfalls wird das Dialogfeld Neue Adressliste angezeigt.

Word geht davon aus, dass Sie ein Dutzend oder so Felder für Ihren Serienbrief benötigen, was albern ist, aber eine Zahl, mit der Sie umgehen müssen. Die folgenden Schritte entfernen also die Felder, die Sie nicht in Ihrem Dokument benötigen, und ersetzen sie durch die Felder, die Ihr Dokument benötigt.

6Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten anpassen.
Das Dialogfeld Adressliste anpassen wird angezeigt und zeigt Felder an, von denen Word annimmt, dass sie benötigt werden. Eine solche Dummheit darf nicht toleriert werden.

7Wählen Sie ein Feld aus, das Sie nicht benötigen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Es erscheint ein Bestätigungsdialogfeld.

8Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Ja.
Das Dialogfeld wird geschlossen, und das unnötige Feld verschwindet.

9 Wiederholen Sie die Schritte 8 und 9 für jedes Feld, das Sie nicht benötigen.
Nachdem Sie die überschüssigen Felder entfernt haben, müssen Sie im nächsten Schritt die benötigten Felder hinzufügen – falls vorhanden.

10 Um ein Feld hinzuzufügen, das in Ihrem Dokument benötigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Das Dialogfeld Teeny Add Field wird eingeblendet.

11 Geben Sie den Feldnamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Benennen Sie das Feld, um die Art der Informationen in ihm widerzuspiegeln, z.B. Haibissort.

12 Wiederholen Sie die Schritte 11 und 12 für jedes neue Feld, das Sie in Ihrem Hauptdokument benötigen.
Wenn Sie fertig sind, überprüfen Sie die Liste. Es sollte mit der Liste der ALLE CAPS-Felder in Ihrem Dokument übereinstimmen (wenn Sie sie erstellt haben). Machen Sie sich keine Sorgen, wenn dies nicht der Fall ist – Sie können Felder später hinzufügen, obwohl es mehr Zeit braucht.

13Klicken Sie auf OK.
Sie sehen nun, dass benutzerdefinierte Felder als Spaltenüberschriften im Dialogfeld Neue Adressliste angezeigt werden.

Nun sind Sie bereit, die Empfängerliste auszufüllen.

14Typen Sie die Daten des Datensatzes.
Geben Sie die Informationen ein, die für jedes Feld geeignet sind: einen Namen, einen Titel, einen Lieblings-Sushi-Platz oder einen Ursprungsplaneten zum Beispiel.

15 Drücken Sie die Tabulatortaste, um in das nächste Feld zu gelangen.
Nachdem Sie das letzte Feld ausgefüllt haben, möchten Sie wahrscheinlich einen weiteren Datensatz hinzufügen.

16 Um einen neuen Datensatz hinzuzufügen, drücken Sie die Tabulatortaste, nachdem Sie das letzte Feld eingegeben haben.
Wenn Sie die Tabulatortaste auf dem letzten Feld in einem Datensatz drücken, wird automatisch ein neuer Datensatz erstellt und in der nächsten Zeile hinzugefügt.

17 Wiederholen Sie die Schritte 15 bis 17, bis Sie alle gewünschten Datensätze eingegeben haben.
Füllen Sie die Daten weiter aus!

18Überprüfen Sie Ihre Arbeit, wenn Sie fertig sind.
Sie können jedes Feld in jedem Datensatz bearbeiten, indem Sie es mit der Maus auswählen.

19Klicken Sie auf OK.
Es erscheint ein spezielles Dialogfeld Save As, in dem Sie die Empfängerliste speichern können.

20Geben Sie einen Namen für die Adressliste ein.
Beschreibende Namen sind am besten. Schließlich können Sie die gleiche Empfängerliste wieder verwenden.

21Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Sie kehren zu Ihrem Dokument zurück. Der nächste Schritt in Ihrer Mail-Merge-Quälerei ist, die Felder aus der Empfängerliste in das Hauptdokument zu rühren.

22Wählen Sie einen Feldplatzhalter im Hauptdokument aus.
Wenn Sie ALLE CAPS-Platzhalter verwendet haben, um Felder in Ihr Dokument einzufügen, sollten Sie diese leicht finden können.

23Klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Zusammenführungsfeld einfügen.
Das Menü Zusammenführungsfeld einfügen erscheint und zeigt Felder gemäß der Empfängerliste des Hauptdokuments an.

24Wählen Sie das richtige Feld, das Sie in Ihren Text einfügen möchten.
Wenn Sie beispielsweise den Text FIRST in Ihrem Dokument durch ein erstes Feld ersetzen, wählen Sie das Feld First aus dem Menü Insert Merge Field. Das Feld wird in Ihr Dokument eingefügt und ersetzt den Text ALL CAPS.

25Fortsetzen Sie das Hinzufügen von Feldern, bis das Dokument vollständig ist.
Wiederholen Sie die Schritte 23 bis 25 bei Bedarf, um alle Felder in Ihr Dokument einzufügen.

26Speichern Sie das Hauptdokument.
Das häufigste Ziel für zusammengeführte Dokumente ist der Drucker. Der Druckprozess ist ziemlich einfach.

27Wählen Sie Finish & Merge→Print Dokumente.
Sie gelangen auf das Dialogfenster Zusammenführen mit Drucker, in dem Sie Datensätze zum Drucken auswählen können.

28Alle wählen, um das gesamte Dokument zu drucken.
Alternativ können Sie angeben, welche Datensätze gedruckt werden sollen.

29Klicken Sie auf OK.
Sie gelangen auf das traditionelle Dialogfenster Drucken.

30Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Ihre Dokumente werden gedruckt.

31Speichern und schließen Sie Ihr Dokument.
Puh! Ihre Seriendruck-Reise ist abgeschlossen.